Bezoekersreglement

1. Openingstijden

Voor actuele openingstijden klik hier.

 

2. Registratie

• Bij bezoek aan het Regionaal Archief Gorinchem dient u zich in te schrijven aan de balie. Uw persoonsgegevens worden verwerkt in een digitale bezoekersadministratie. Ook dient u zicht te legitimeren door middel van een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs. Uw registratie is voltooid op het moment dat het bezoekersregistratieformulier is ingevuld. Verder dient u akkoord te gaan met ons bezoekersreglement. Door invullen van het formulier gaat u akkoord met het bewaren van uw persoonsgegevens tot twee kalenderjaren na uw laatste bezoek. De bezoekersadministratie bevat de volgende gegevens:Voor en achternaam
  Adresgegevens
  Telefoon
  E-mail
  Onderwerp onderzoek
  Datum bezoek
• Uw gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
  Om een aanvraag van een archiefstuk aan de juiste bezoeker te koppelen;
  Om eventueel aanvullende informatie te kunnen meedelen of sturen;
  Voor de opsporing van archiefstukken bij vermissing of (een vermoeden van) diefstal;
  Voor statistische doeleinden (de gegevens worden in dat geval geanonimiseerd).

• Bij ieder volgend bezoek meldt u zich opnieuw bij de studiezaalmedewerker, die uw bezoek zal aantekenen.
• Eventuele correcties en aanvullingen op uw eerste inschrijving kunnen op uw verzoek worden gewijzigd.

 

3. Gedragsregels

• Jassen, tassen en andere bagage zijn niet toegestaan in de studiezaal. Bij de balie zijn een kapstok en kluisjes aanwezig.
• Indien u de sleutel van een van de kluizen verliest worden de kosten van het vervangen van de sleutel in rekening gebracht.
• Bezoekers hebben uitsluitend toegang tot de openbare ruimten van het archief (studiezaal, tentoonstellingsruimte, toiletten en pantry).
• Het Regionaal Archief Gorinchem is niet aansprakelijk voor verlies of beschadiging van meegebrachte eigendommen van bezoekers.
• In geval van constatering van diefstal waarschuwen wij de politie.
• Het meenemen of gebruiken van etenswaar en drank is niet toegestaan in de studiezaal. Voor het nuttigen van eten en drinken kunt u terecht in de pantry. Koffie en thee is gratis verkrijgbaar.
• Het Regionaal Archief is een openbare ruimte, waar roken niet is toegestaan.
• Om te zorgen dat iedereen rustig en geconcentreerd zijn of haar onderzoek kan doen, dienen mobiele telefoons uitgezet te worden en verzoeken wij iedereen rekening met elkaar te houden. Stilte op de studiezaal is gewenst.
• Huisdieren hebben geen toegang tot het archief (uitgezonderd hulphonden).
• Bij het verlaten van de studiezaal kan de studiezaalmedewerker u vragen hem of haar tassen, dozen en aantekeningen die u heeft gebruikt, inclusief uw eigen aantekeningen, te tonen.
• U dient altijd de aanwijzingen van de studiezaalmedewerkers op te volgen.

 

4. Aanvraag van stukken

• Het aanvragen van documenten gebeurt aan de balie.
• Het raadplegen in de studiezaal van stukken uit de archieven en collecties onder het beheer van het Regionaal Archief Gorinchem is gratis.
• Het is mogelijk van te voren stukken te reserveren.
• U kunt niet meer dan 5 archiefstukken per keer aanvragen.
• Het aanvragen van stukken is mogelijk tot een half uur voor sluiting. Tussen 12 en 13 uur kan het ophalen van stukken langer duren.
• Voor de avondopenstelling worden geen stukken gehaald. Het reserveren van stukken voor de avondopenstelling kan tot 16.30 op dezelfde dag, telefonisch of per e-mail.
• U mag originele archiefstukken, bibliotheekboeken en andere stukken alleen in de studiezaal raadplegen.

 

5. Raadplegen van microfiches

• De microfichebestanden kunnen zelfstandig worden geraadpleegd.
• Op de plek van de microfiche dient men een signaalkaart te zetten.

 

6. Omgang met stukken

• Wij verwachten dat u uiterst zorgvuldig bent bij het raadplegen van de unieke stukken. U bent persoonlijk aansprakelijk voor het aan u ter beschikking gestelde materiaal.
• Het gebruik van ballpoint of vulpen is niet toegestaan, dit om mogelijke beschadiging van de archiefstukken te voorkomen. Er zijn potloden beschikbaar op de studiezaal.
• Een laptop mag, zonder tas, meegenomen worden naar de studiezaal.
• De volgorde van de archiefstukken mag niet worden veranderd.
• U voegt geen eigen papieren toe
• Er mag niet op de archiefstukken worden geschreven of geleund. De archiefstukken mogen niet worden gebruikt als ondergrond om op te schrijven.
• U dient de archiefstukken met schone handen te hanteren.

 

7. Raadpleging en openbaarheidsbeperking

• Voor sommige archieven geldt een openbaarheidbeperking. U kunt deze alleen inzien met schriftelijke toestemming van de betreffende archiefvormer of diens opvolger en met in achtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
• Stukken die in bewerking zijn of in slechte staat verkeren, zijn (tijdelijk) niet ter inzage. Naar oordeel van de gemeentearchivaris kan raadpleging worden geweigerd als de materiële toestand van de stukken zich daartegen verzet (Art. 17 Archiefwet 1995)
• Stukken die op microfiche staan of waarvan een duplicaat (dubbel) of substituut (vervanger) aanwezig is, zijn niet ter inzage.
• Wanneer u archiefstukken wenst te raadplegen die persoonsgegevens bevatten die vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), verklaart u met uw inschrijving in de digitale bezoekersadministratie dat uw onderzoek alleen een historisch, wetenschappelijk of statistisch doel heeft. U mag persoonsgegevens van nog levende personen alleen publiceren voor deze doeleinden en onder voorwaarde dat de openbaarmaking van de gegevens van nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad. Raadpleging van bijzondere persoonsgegevens (gegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid) en persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen is alleen mogelijk als u kunt aantonen: dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen is overleden;
  dat u de uitdrukkelijke toestemming heeft van de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen;
  dat de persoon wiens bijzondere persoonsgegevens u wilt raadplegen de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt;
  dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk ter vaststelling, uitoefening of verdediging van een recht;
  dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan volkenrechtelijke verplichting;
  dat raadpleging noodzakelijk is met het oog op zwaarwegend algemeen belang, waarbij passende waarborgen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en die bij wet wordt bepaald of waarvoor de Autoriteit Persoonsgegevens ontheffing heeft verleend;
  dat gegevens worden verwerkt door de Autoriteit Persoonsgegevens of Ombudsman en noodzakelijk zijn voor een zwaarwegend algemeen belang, ter uitvoering van hun wettelijke taken en bij die uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad;
  dat raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek. Hiervoor geldt een aparte procedure die verderop nader is omschreven.Voor publicatie van bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen gelden voor de verwerker dezelfde voorwaarden als hierboven genoemd ten aanzien van raadpleging.

 

8. Reproducties

Fotokopieën/foto’s:

• Afdrukken van microfiches kunt u zelf, tegen de geldende tarieven, met behulp van de aanwezige apparatuur maken.
• Er worden op verzoek fotokopieën of scans gemaakt tegen de geldende tarieven.
• De kosten van de reproducties zijn vastgelegd in de Tarievenregeling van het Regionaal Archief Gorinchem.
• Van bouwtekeningen kunnen bij het Regionaal Archief fotokopieën gemaakt worden tot en met A3 formaat. Alle overige formaten kunnen uitsluitend via de reproafdeling van de gemeente Gorinchem worden gekopieerd. U dient hier rekening te houden met verwerkingstermijnen van 1-2 dagen.
• Fotokopieën in kleine oplagen, formaat A4/A3 worden tot een kwartier voor sluiting gemaakt. Scans worden niet ter plekke gemaakt.
• Betaling van kopieën die u in de studiezaal heeft laten maken, kan alleen contant.
• Bij bestelling van scans betaalt u altijd opdrachtkosten en ontvangt u een factuur. De scans worden standaard via e-mail of WeTransfer.nl verstuurd. Bestelling op Cd-rom is mogelijk tegen betaling van de extra kosten.
• Van de volgende archiefstukken worden geen kopieën gemaakt:
  1. Archiefstukken daterend van vóór 1600
  2. Gebonden archiefdelen
  3. Charters en andere stukken van perkament en/of met zegel
  4. (archief)stukken die in slechte materiële staat verkeren
  5. Stukken die op microfiche zijn vastgelegd of waarvan een duplicaat (dubbel) of substituut (vervanger) aanwezig zijn,
  6. Kranten, zowel gebonden als niet-gebonden
  7. Kaarten (foto’s, prenten, plattegronden, ingekleurde kaarten)
  8. Boeken van vóór 1900
  9. Beperkt openbare archiefstukken
  10. Stukken waarbij wettelijke beletselen kopiëren niet toelaten

• Het zelf maken van digitale opnamen is zonder het gebruik van flits toegestaan. Het geluid van uw digitale camera dient uit te staan.
• Voor het fotograferen van grote hoeveelheden en voor het gebruik van grote statieven dient u een afspraak te maken met de studiezaalmedewerker.
• Het meenemen en gebruiken van scanapparatuur is niet toegestaan.

 

9. Publicatie

• Indien de bezoeker gegevens van nog levende personen raadpleegt, mag hij op grond van de AVG deze informatie niet publiceren of openbaar maken op een zodanige wijze dat de belangen van nog levende personen onevenredig geschaad kunnen worden.
• Bij het maken van afdrukken van foto’s waarop auteursrecht berust, is de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het toestemming vragen aan de houder van het auteursrecht.
• Bij gebruikmaking van afdrukken of foto’s van archiefstukken ten behoeve van publicatie dient u een bronvermelding op te nemen (Regionaal Archief Gorinchem – naam van het archief – archiefnummer).
• Bij publicatie van gegevens uit de verzameling van het archief, stellen wij het op prijs als u een exemplaar ter beschikking stelt aan het archief.
• Bij commerciële publicaties geldt per publicatie een gebruiksrecht per afbeelding.

 

10. Inlichtingen

• Voor vragen, opmerkingen en uitleg kunt u altijd terecht bij de studiezaalmedewerker. Die biedt u graag hulp bij het onderzoek. Het onderzoek moet u echter zelf uitvoeren.
• Daarnaast bestaat de mogelijkheid een onderzoek te laten uitvoeren door een gekwalificeerde medewerker van RAG. Dit onderzoek moet schriftelijk worden aangevraagd. De kosten hiervan zullen volgens de Tarievenregeling Regionaal Archief Gorinchem in rekening worden gebracht.

 

11. Sancties

• Bij weigering zich te gedragen overeenkomstig de voorschriften van dit reglement of de aanwijzingen van het studiezaalpersoneel kan u onmiddellijk verder verblijf in het gebouw worden ontzegd.
• Bij herhaaldelijk geconstateerd wangedrag kan de gemeentearchivaris u de toegang tot het Regionaal Archief Gorinchem weigeren.

 

12. Slotbepalingen

• In gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de gemeentearchivaris.
• Dit reglement, waarvan een exemplaar bij de balie aanwezig is, kan worden aangehaald als Bezoekersreglement Regionaal Archief Gorinchem.